Minden dolgozó számára fontos a megfelelő pihenés, azonban ahhoz, hogy a szabadságokat sikeresen ki tudjuk használni, tudnunk kell, mikor és hogyan kell őket igényelni. Az első és legfontosabb dolog, hogy tisztában legyünk a munkáltató által meghatározott szabályokkal és határidőkkel. Ezen információk általában megtalálhatók a munkaszerződésben vagy a munkahelyi szabályzatban.
Az éves szabadságokat az adott naptári évre kell igényelni legkésőbb az év végéig, kivéve, ha a munkaviszony az év folyamán kezdődik vagy megszűnik, akkor arányosan járnak. Emellett fontos, hogy legyen elegendő idő a szabadság előzetes bejelentésére. Általában a szabályzat előírja, hogy legalább 2 héttel előre kell jelezni az igényt.Az igénylést általában írásban kell benyújtani a munkáltatónak.
Az írásos igénylés azért fontos, hogy dokumentált legyen a kérés és az elfogadás, így elkerülhetők a félreértések. Az igénylés tartalmazza az igényelt szabadság időtartamát és az igénylő adatait.
Figyeljünk arra, hogy a megfelelő dokumentumot töltsük ki, attól függően milyen szabadságot szeretnénk igényelni, erre vonatkozóan létezik például szabadság kérelem, fizetés nélküli szabadság kérelem stb. A munkáltató általában írásban válaszol, elfogadja-e a kérelmet vagy sem.